Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów niejednokrotnie sprawia nam duży problem. Nigdy nie wiesz gdzie je masz i ile czasu je należy trzymać.  Przypomnij sobie sytuację, jak długo musiałaś szukać umowy czy rachunku? Chcesz złożyć reklamację np. na buty i biegasz po całym domu szukając paragonu. Nie raz się zastanawiasz czy wyrzucić paragon, ile przechowywać rachunki, PITY  itp.

Postanowiłam zrobić porządek i odgruzować wszystkie szafki z dokumentami i rachunkami. Poniżej krótki spis co ile należy przechowywać

Nigdy nie wyrzucaj:
  • akty notarialne, ślubu, akty urodzenia czy śmierci,
  • świadectwa, dyplomy,
  • polisy na życie
  • umowy kupna-sprzedaży nieruchomości czy auta.

Wymienione dokumenty należy przechowywać całe życie.

10 lat
  • zaświadczenie o spłacie kredytu, natomiast dowody spłat kolejnych rat – przez cały okres spłaty kredytu
  • ubezpieczenie OC
5 lat
  • Pity oraz dokumenty na podstawie, których się rozliczałaś z Urzędem Skarbowym
3 lata
  • faktury, rachunki za media mamy obowiązek trzymać przez 3 lata wraz z dowodem wpłaty
2 lata lub rok
  • paragony – jest to uzależnione od czasu trwania rękojmi, w większości przypadków jest to okres 2 lat
inne
  • gwarancje i faktury za sprzęt – przechowujemy je tak długo jak obowiązuje gwarancja
  • umowy najmu, umowy o pracę itp – trzymamy je do tego momentu kiedy umowa przestanie obowiązywać. Tzn jeśli mamy podpisaną umowę np. o wynajem mieszkania do roku 2020, to do tego czasu ją przechowujemy

Taki spis ułatwi ci segregację dokumentów.

Przechowywanie dokumentów – od czego zacząć?

Wyjmij ze wszystkich kątów, szafek i szuflad dokumenty, umowy, pity, paragony, rachunki, świadectwa, gwarancje i inne.  Rozłóż je na stosy według daty, najświeższe na górze.  Założę się, że jakieś 50% z nich nie będzie już przydatne. 🙂 Proponuje raz w roku przejrzeć te dokumenty i sprawdzić czy jeszcze są one potrzebne, bo np skończył się okres gwarancji na dany sprzęt.

Jak przechowywać dokumenty?

Sposobów do przechowywania jest wiele. Pudełka, segregatory czy teczki papierowe lub z przegródkami – to zależy od ciebie. Jak ci będzie wygodniej i ile masz miejsca na przechowywanie. Jeśli przechowujesz dokumenty w szufladach do świetnie się sprawdzą teczki. Jeśli masz więcej miejsca to proponuje pudełka i segregatory. Pamiętaj aby je wszystkie opisać. Szybciej znajdziesz to czego szukasz. Dokumenty, które będziesz przechowywać przez całe życie podziel na kategorie, np: akty i umowy, świadectwa i dyplomy danej osoby. Ja przechowuje je w opisanych teczkach.

 

Rachunki za media, umowy z bankiem itp. trzymam w segregatorze z przekładkami.  Instrukcje oraz gwarancje dotyczące sprzętu trzymam w szerokiej teczce. Natomiast paragony w pudełku. Musisz je chronić je przed światłem, ponieważ szybko blakną. Możesz też zrobić ksero. Mam je spięte kolorowymi spinaczami i dzięki nim rozróżniam czego dotyczą.

Staraj się trzymać wszystkie dokumenty w jednej szafce czy segmencie. Dzięki takiej segregacji szybko znajdziesz umowę, kartę gwarancyjną czy paragon.

A ty? Jakie masz sposoby na przechowywanie dokumentów?

Może Ci się również spodoba